les spécificités comptables e-commerce et toutes les règles à repsecter

Les Spécificités Comptables en E-commerce [En 2021]

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Vous êtes e-commerçant ou voulez vous lancer dans la vente en ligne, vous devez être certain respecter toutes les règles et mesures légales en terme de comptabilité. Découvrez dans ces lignes toutes les spécificités comptables en e-commerce pour ne pas faire d’erreurs.

Le e-commerce s’inscrit comme l’un des business les plus prometteurs du moment. On doit cette montée en puissance à trois facteurs :

  • L’évolution des habitudes des consommateurs : Grâce aux récents évènements, les consommateurs (professionnels et particuliers) sont désormais plus confiants pour réaliser des opérations d’achats et de vente en ligne ;
  • Des technologies plus évoluées : de la même façon, les technologies deviennent bien plus matures afin de faciliter la création, l’animation et la gestion des sites internet et d’entreprises de e-commerce. Des CMS qui offrent des fonctionnalités performantes pour la création de boutiques élégantes et prospères.
  • Un environnement légal plus favorable : l’entrepreneuriat est encouragé et facilite de façon progressive la création et le développement d’entreprises comme l’expansion des microentreprises, des régimes simplifiés d’impositions, des crédits d’impôt, des financements publics, et bien d’autres encore.

Avec ce contexte hyper favorable au commerce électronique, les entrepreneurs et e-commerçants font du chiffre, et doivent désormais poursuivre leurs activités en tenant compte des règles fiscales et comptables en matière de e-commerce. Un engouement et une poussée d’adrénaline qui se retrouvent face aux règles assez strictes et complexes de la gestion comptable et fiscale.

Dans l’ambition de conserver cette volonté d’entreprendre, les professionnels des chiffres mettent au service des entreprises de e-commerce leurs compétences . Ceci dans le but de les aider dans la gestion comptable quotidienne de leurs activités.

Néanmoins, il est important que le plus grand nombre soit informé des spécificités comptables en e-commerce et en dropshipping. Cet article abordera également des points importants comme la facturation et la TVA, éléments importants pour une meilleure gestion de votre entreprise. 

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Les spécificités comptables en e-commerce : à la découverte des points importants

Tenir une comptabilité dans les règles consiste en trois points principaux : détenir un compte en banque pour votre entité, tenir une comptabilité quotidienne et effectuer les comptes annuels obligatoires.

Un compte bancaire

Tout professionnel ou commerçant doit obligatoirement disposer d’un compte en banque professionnel pour son activité commerciale. C’est la règle de base à respecter car elle permet le dépôt du capital lors de la création et les différentes transactions entre vous, vos clients et vos fournisseurs.

Toutes les entreprises à capital social, comme les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée (EURL), les Sociétés Anonymes (S.A), les Sociétés par Action Simplifiées (SAS) et les Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL) se doivent de manière obligatoire ouvrir un compte professionnel courant lors de la création pour y déposer leur capital social. C’est une règle indispensable pour se voir délivrer un certificat de dépôt de fonds par la banque et prétendre à une immatriculation.

Ainsi votre compte bancaire professionnel vous permettra de recevoir les paiements issus de vos ventes et de la même manière de régler vos dettes et payer vos dépenses.

Disposer d’un compte bancaire professionnel est plus que capital, car hormis le dépôt de capital il vous permet de garder toutes les traces de vos transactions, ce qui constitue des preuves comptables. Vous pourrez facilement réaliser des rapprochements bancaires pour vérifier la concordance entre vos enregistrements et ceux de la banque.

Les spécificités comptables en e-commerce : une gestion comptable au jour le jour

Gérer l’activité et l’évolution de votre organisation nécessite une attention particulière au quotidien pour connaître l’état de vos finances et de votre activité (votre chiffre d’affaires, les marges réalisées par produit, par client, par secteur). Cette attitude vous donne la possibilité de rester attentif sur vos dépenses sans être submergé par les opérations et la paperasse à classer et à enregistrer.

L’article L123-12 du Code de Commerce stipule que : « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. »

Toutes les opérations qui affectent votre patrimoine doivent être entièrement enregistrées dans votre comptabilité : les achats, les frais financiers, les investissements, les ventes, les mouvements de stocks, etc. En dehors du cadre légal, il est important pour vous-même de suivre votre trésorerie et de prendre des décisions axées sur les informations financières précises obtenues de votre gestion quotidienne.

Toujours dans cette logique d’évolution des solutions de e-commerce, des logiciels comptables viennent faciliter vos opérations et enregistrements . Ils simplifient de manière considérable vos travaux. Vous pouvez également gérer la comptabilité de votre commerce en ligne à l’aide d’un fichier Excel (idéal lorsque votre activité démarre, et que les ventes n’abondent pas).

Il est donc recommandé de se tourner vers un logiciel de gestion comptable ou de gestion commerciale intégrant un module de comptabilité. Ces logiciels vous permettent :

  • de rendre automatiques les flux ;
  • d’éviter les erreurs et ressaisies ;
  • d’être à jour avec la législation ;
  • de suivre vos dépenses pour maîtriser votre trésorerie et la rentabilité de votre activité.

La production des comptes annuels obligatoires

Après le compte bancaire et l’enregistrement quotidien vient l’établissement des états financiers de fin d’exercice comptable de votre structure. Les états financiers doivent être remis chaque année à une période dont l’échéance est bien déterminée à l’administration et au fisc. Ces documents financiers dessinent l’état de votre activité et de votre patrimoine à la fin de l’exercice.

  • L’état de l’ensemble des biens et dettes contenu dans le Bilan comptable ;
  • Le compte rendu des charges et des produits réalisés sur la période : Le compte de résultat ;
  • Les annexes qui sont des tableaux contenant des informations diverses.

Comme souligné dans le paragraphe précédent, pour que ces comptes soient effectués dans le respect du Code du Commerce une gestion quotidienne est nécessaire. au-delà de l’aspect légal, ces comptes sont importants pour vos décisions, car :

  • Ils vous aideront lors de vos démarches officielles, ou pour des demandes de financements auprès de banques ou des investisseurs ;
  • Ils vous permettent de faire des analyses et comparaisons sur l’évolution de votre chiffre d’affaires d’une année à une autre, et d’être fixé par rapport à la concurrence.

L’essentiel de la TVA et sur la gestion des factures

Plus il y a de ventes, plus vous émettez des factures et forcément il y a collecte de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) qui revient entièrement à l’État. Cette TVA est un véritable nœud pour les e-commerçants. Pas de panique ! Voici ce qu’il y a à savoir sur ces deux aspects.

La facturation

La facture constitue le document comptable, juridique et commercial qui rend officielle un acte de vente. C’est un document qui doit être édité et transmis au client à chacune de vos ventes. Légalement, chaque document comptable doit obligatoirement être conservé pendant 10 ans.

Vous pourrez trouver des logiciels et CMS vous permettant d’établir des factures, les comptabiliser, les transmettre et les stocker de manière automatique. Néanmoins, il est important de savoir que vos factures doivent comporter des mentions et informations obligatoires, vous les trouverez sur le site internet du service public.

Plus important encore sur la facturation, c’est que le défaut de production de facture est passible de sanctions. Les achats en ligne ont un délai de rétractation de 14 jours. Dans le cas d’une rétractation ou d’une annulation de la vente, l’établissement d’une facture d’avoir est nécessaire.

Les spécificités comptables en e-commerce : La TVA

La TVA est un impôt supporté par l’utilisateur final d’un bien ou d’un service. C’est le principe de cet impôt que vous collectez pour l’état sur chacune de vos ventes. Puisque ce n’est pas vous qui supportez cette taxe, vous avez le droit de déduire la TVA que vous payez sur vos achats. La Taxe que vous aurez donc à reverser à l’état (TVA due) est égale à la TVA collectée sur vos ventes — la TVA récupérable payée lors de vos achats.

Il est important de garder à l’esprit que la TVA n’impact en aucun cas les résultats de votre commerce, car elle ne représentera jamais une charge pour vous. Pour répondre à votre obligation de déclarer la TVA due ou le crédit de TVA (excédent de TVA payée lors de vos achats), il est nécessaire de gérer méticuleusement vos flux de trésorerie. Vous devez connaître les règles régissant l’exigibilité et les faits générateurs de la taxe.

Pour votre commerce et votre activité, il est important de connaître quelques points :

  • Votre régime d’imposition à la TVA ;
  • Le taux de TVA qui s’applique sur vos ventes ;
  • Les dates butoirs pour la déclaration et le versement de l’impôt ;
  • Les règles sur la TVA sur les ventes à l’étranger.

Trois régimes d’impositions existent selon votre activité :

  • Le régime réel : vous devez déclarer et payer chaque mois ou chaque trimestre les montants de TVA ;
  • Le régime simplifié : Vous déclarez et payez uniquement deux acomptes semestriels et en fin d’année vous régularisez les sommes déclarées et payées ;
  • La franchise en base : pour les entreprises avec un faible chiffre d’affaires, car elles ont la possibilité de ne pas facturer la TVA à leurs clients sans obligation de remplir une déclaration de TVA.

Les spécificités comptables en e-commerce : quelques conseils

Ayant pris connaissance des aspects importants de la comptabilité en e-commerce, avoir en votre possession quelques astuces supplémentaires pour une meilleure gestion ne serait pas de trop.

De par une analyse des entreprises de commerce en ligne qui ont de bonnes performances, il se dégage deux éléments importants pour une gestion et un rendement optimal.

L’utilisation des meilleurs outils

Il est important de faire le choix d’une solution ou d’une plateforme performante et de qualité dédiée à votre activité pour de bons résultats. Assurez-vous d’utiliser des outils qui se connectent parfaitement à d’autres applications comme vos banques, votre outil de comptabilité, votre outil de facturation.

S’acheter les services d’un expert-comptable

Un expert-comptable est un professionnel diplômé de comptabilité et inscrit à l’ordre des experts-comptables. Il est le conseiller du dirigeant en ce qui concerne la comptabilité, la finance, la fiscalité, et l’aspect social de l’entreprise. Il donne son opinion sur la base des informations recueillies, et opère des activités de contrôle.

La plupart des cabinets se spécialisent par secteur et par métier, leur permettant d’être plus réactifs et compétents quant aux spécificités et contraintes relatives au secteur dans lequel s’inscrivent les entreprises qu’ils accompagnent. Ils interviennent en gestion de la trésorerie, convention collective et règlementation. Par exemple, certains cabinets accompagnent essentiellement des entreprises de BTP, restaurants ou hôtels… Donc dans le choix d’un expert-comptable, il conviendra de se rapprocher de spécialistes en gestion des e-commerces.

S’attacher les services d’un cabinet d’expertise comptable est plus qu’important, car c’est avoir les services d’un professionnel agréé et apte à tenir votre comptabilité à jour et respectueuse des spécificités comptables en e-commerce. La réussite de votre entreprise passe par son sens de l’analyse et son esprit critique. Il détient une bonne vision du risque financier, et cela lui confère un rôle important auprès du dirigeant depuis la création et dans chacune étape de la vie de votre entreprise.

N’hésitez donc pas à faire appel à un professionnel pour la gestion comptable de votre commerce en ligne, et vous permettre de vous concentrer sur des tâches plus pressantes.

Le Cabinet des Indépendants est spécialisé en gestion comptable en vente en ligne. Pour en savoir plus sur nos services et la façon dont nous pouvons vous aider à booster votre activité, cliquez sur le lien ci-dessous.

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