Les obligations comptables de la gestion locative

Les Obligations Comptables de la Gestion Locative

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur pinterest
Partager sur whatsapp

Désormais, de plus en plus de propriétaires souhaitent se libérer du poids de la gestion locative de leur bien. Ainsi, il leur est indispensable de se tourner vers un service de comptabilité, et plus particulièrement vers un gestionnaire locatif, qui, en véritable professionnel, sera le plus à même de répondre à leurs besoins. Mais comment bien s’y prendre ? Quelles sont les obligations comptables de la gestion locative ?

Nous vous donnons toutes les informations sur le métier de gestionnaire locatif afin que vous puissiez déléguer votre comptabilité en toute sérénité.

Envie de propulser votre activité ?

Cliquez sur le bouton ▶︎▶︎


Définition de la gestion locative

Le terme de gestion locative consiste en un ensemble de tâches essentielles et obligatoires à la gestion d’un bien immobilier. Ce suivi est quotidien et c’est ainsi que le propriétaire devient bailleur. Comme son nom l’indique, la gestion locative s’adresse à tout propriétaire lequel mettant à la location un ou plusieurs logements.

Le propriétaire bailleur est en charge de plusieurs démarches telles que :

  • la rédaction du bail
  • la réalisation de l’état des lieux à l’entrée dans le logement et à la sortie
  • la recherche et la sélection du locataire
  • le suivi des charges
  • la réception des loyers mensuels
  • l’envoie des quittances de loyers payés
  • la révision du loyer
  • l’entretien du logement
  • le traitement des loyers/charges impayés

La partie de gestion locative peut être prise en charge par le propriétaire lui-même, ou être délégué à un professionnel de la gestion locative. Il n’est pas nécessaire d’être titulaire d’un diplôme dans le domaine immobilier, ni d’avoir un agrément particulier pour réaliser une gestion locative.

Ceci n’est toutefois pas à négliger car les documents comme le contrat de bail, ou encore l’état des lieux, nécessite une attention particulière. Ils doivent être remplis, datés et signés dans les conditions réglementées par la loi.

De manière générale, un propriétaire bailleur préférera déléguer la gestion locative de son bien à un gestionnaire locatif. Ce choix n’est pas forcément lié à un manque de connaissances, mais très couramment dans le but de gagner du temps

En effet, les démarches liées à cette tâche administrative sont particulièrement prenantes et chronophages. Bien sûr, cela peut aussi porter sur un manque de maîtrise quant aux différents dispositifs, telle que la loi Pinel par exemple. Cette dernière demande de répondre à des conditions particulières surtout sur la réduction d’impôt qui n’aura pas le même taux selon la durée de location.

La gestion locative, comment ça marche ?

Lorsque vous prenez la décision de faire appel à un service de gestion locative en agence ou avec un indépendant, vous vous engagez dans la signature d’un mandat de gestion locative. Ce document, lu, signé et pris pour accord par les deux parties donne au gestionnaire locatif le droit de réaliser les tâches liées à la gestion locative du bien.

Vous pouvez choisir de déléguer ces actes à un agent immobilier, un notaire, un administrateur de biens ou encore un syndic. Selon les services souhaités et les besoins du propriétaire, le contenu du mandat et les tarifs seront variables. Un contrat tel que celui-ci est généralement réalisé au cas par cas.

Si vous décidez de vous tourner vers une agence, cette dernière vous proposera, de manière générale :

  • la constitution du dossier de mise à la location
  • la demande des pièces nécessaires au diagnostique
  • l’estimation du loyer
  • la rédaction du bail
  • la recherche du locataire via les annonces et la communication
  • la sélection du locataire
  • la réalisation de l’état des lieux, lors de l’entrée du locataire et lors de la fin du bail (sortie du locataire)
  • la gestion du dépôt de garantie

Si vous décidez de mener seul votre gestion locative, vous le pouvez. Cependant, cela vous prendra du temps et il est essentiel d’avoir quelques connaissances des règles et obligations comptables de la gestion locative.

Pour gérer les loyers et les quittances, vous pouvez vous tourner vers des outils en ligne destinés à la gestion locative. Vous pourrez facilement gérer l’établissement des quittances de loyer, les demandes de paiement des loyers, les relances d’impayés, le suivi des charges mais aussi la déclaration des revenus fonciers.

Attention, la plupart de ces logiciels sont payants, mais vous permettent d’avoir entièrement la main sur votre gestion locative. Pour des services de gestion en ligne, il faudra compter entre 5 et 10 € par mois. Ce qui reste relativement abordable et sera vite rentabilisé.

Bon à savoir : le contrat de gestion locative vous engage pour un an. Il peut être renouvelé mais peut aussi être rompu si une des deux parties ne respecte pas une, ou plusieurs, obligations requises dans le contrat.

Déléguer la gestion locative à un professionnel

Un gestionnaire locatif intervient dès lors qu’un propriétaire en fait la demande. Ce dernier se met ainsi à son service dans le cadre de la gestion locative du bien de son client. Comme dit ci-dessus, ce type de délégation s’établit via un contrat dans lequel stipulent tous les détails de la mission.

Dans ce mandat, se trouve également l’engagement du gestionnaire quant au suivi des éventuels changements de législation. En effet, le marché de l’immobilier est un secteur qui ne cesse d’être e mouvement. Pour cela, le professionnel que vous aurez embauché, qu’il soit agent immobilier ou même notaire, doit de se montrer comme un véritable professionnel de son domaine et de son secteur.

Se libérer de la gestion locative en tant que propriétaire peut vite faire grimper les dépenses. Toutefois, comme pour tout service, les frais que vous paierez à l’égard de cette prestation dépendront de ce que vous demanderez, mais aussi, des tarifs appliqués par le gestionnaire. En effet, chaque mandataire ne présente pas les mêmes prix, pas les mêmes expériences et pas les mêmes services.

Par ailleurs, quand certains fonctionnent sur la base d’un pourcentage sur le loyer, d’autres baseront leur rémunération sur les sommes perçues de 5 à 9 % ou d’autres encore proposeront des forfaits. Pour éviter les désagréments et les frais imprévus, veillez à ce que le mandat comporte tous les détails liés aux frais. Aussi, pensez à vous référer à la grille tarifaire des prestations.

Quelles sont les missions du gestionnaire locatif ?

Comme nous l’avons cité plus haut, le mandataire est chargé de nombreuses tâches. En bref, le gestionnaire comptable, spécialisé en gestion locative, se voit réaliser toutes les opérations comptables liées à votre bien immobilier. Celui-ci s’engage auprès du propriétaire mais aussi, auprès des locataires et des fournisseurs. Ici, nous vous détaillons les 4 missions principales du gestionnaire locatif relatives à toutes les obligations comptables de la gestion locative :

Recherche de locataires

Il s’agit d’une de ses missions les plus complexes. En effet, dès lors d’un gestionnaire locatif prend en charge la gestion locative d’un propriétaire, il s’engage à trouver un ou plusieurs locataires le plus rapidement possible. Cependant, le faire rapidement c’est bien, mais il doit surtout le faire de manière intelligente, afin de trouver des locataires honnêtes et respectueux.

Rôle de propriétaire

Au-delà de la partie administrative à proprement parlé, l’agent peut être amené à représenter le propriétaire. Ce dernier se porte à juste titre responsable de la rédaction du bail ainsi que la signature du bail avec le locataire.

Celui-ci peut également effectuer la comptabilité immobilière, la préparation des états financiers ainsi que les factures d’énergie, comme et chauffage et électricité. Dans son rôle, le gestionnaire sera celui qui réceptionnera les loyers versés par les locataires. Il pourra ensuite effectuer les versements à destination du propriétaire après déduction des honoraires.

Suivi et révision des accords de location

L’administrateur locatif a pour mission la vérification constante des contrats de location et des loyers. Mais il se doit également de modifier les contrats de bail en fonction de l’évolution législative et des changements de circonstance. C’est que l’on appelle la veille immobilière.

Dans cette continuité, le gestionnaire locatif devra établir des comptes rendus de gestion qu’il adressera au propriétaire. Il s’agira d’un bilan mensuel, servant à le tenir informé des événements effectués sur sa propriété.

Inspection et administration des biens

Enfin, le mandataire immobilier a le rôle de superviseur de l’état de la propriété. Cela signifie en son sens qu’il est apte à percevoir les loyers et les charges liées. En tant que tel, il représentera le propriétaire en cas de litige et de nécessité d’avoir recours aux autorités compétentes (instance d’arbitrage, tribunaux,…).

Aussi, en cas de non-paiement de loyer, il se devra de rédiger les relances auprès du locataire. En premier lieu par voie téléphonique et/ou électronique, puis en lui adressant une lettre recommandée avec accusé de réception si le locataire ne met en place aucune démarche pour arranger la situation. Si cela se poursuit, le gestionnaire aura recours à des procédures de contentieux.

Attention, certaines responsabilités reviennent au propriétaire du bien :

  • la maintenue en bon état du bien : inscrivant la mise en œuvre des moyens nécessaires (fonds, travaux,…)
  • établissement d’objectifs à long terme : nécessitant de s’entretenir avec son représentant afin de définir ses compétences pour que les services souhaités soient effectués de manière optimal.

Quelles sont les obligations de responsabilité envers le propriétaire ?

Face à différentes situations et aux obligations comptables de la gestion locative relevant de la propriété locative et du propriétaire, il faut savoir que le gestionnaire locatif demeure responsable.

Ainsi, ce dernier s’engage à :

  • louer la propriété de son client dans son intégralité
  • sauvegarder la valeur des avoirs
  • contrôler le revenu sur les biens
  • assurer l’environnement et la sécurité autour du patrimoine

Quelles sont les obligations de responsabilité envers les locataires ?

Le manager de bien n’est pas seulement responsable face au propriétaire, mais également face aux locataires. De cette manière, à l’égard des locataires du bien, le gestionnaire locatif se doit de :

  • traiter leurs préoccupations
  • garantir le respect des accords contractuels
  • assurer la sécurité du bien et des locataires eux-mêmes

Bon à savoir : le gestionnaire joue avant tout le rôle d’intermédiaire entre les locataires et le propriétaire en lui-même.

Qu’est-ce que la comptabilité analytique dans les obligations comptable de la gestion locative ?

Au-delà de la prise en charge d’un seul bien, le gestionnaire locatif peut être amené à être le responsable de la comptabilité d’une copropriété entière.Dans le cadre de la gestion locative, la comptabilité représente la mission la plus importante. Toutefois, ce dernier peut également se voir déléguer les comptes analytiques. Mais qu’est-ce que cela signifie ?

De manière simple, la comptabilité analytique consiste en un système de traitement et de saisie des informations nécessaires à l’analyse t au contrôle des coûts d’une entreprise. Il s’agira des regroupements, des reclassements, des abonnements, du calcul des charges mais aussi des ventilations.

À la différence de la comptabilité générale qui consiste à enregistrer et classer les flux financiers, la comptabilité analytique, elle, permet une certaine prise de décision de gestion grâce au système d’analyse.

La comptabilité analytique est-elle obligatoire dans la gestion locative ?

La comptabilité analytique est avant tout un outil de gestion et de pilotage d’entreprise. Grâce à cette méthode analytique, l’entreprise sera en connaissance des coûts des différentes fonctions au sein de celle-ci. Cette discipline se penchera particulièrement sur la commercialisation, la production et le service après-vente.

Toutefois, il ne s’agit en rien d’une obligation comptable dans la gestion locative d’un bien immobilier. Elle n’est présente qu’à titre d’étude des évolutions comptables internes de l’entreprise. Elle présente un certain intérêt sur le plan des prévisions, du budget et des enjeux réalisables. C’est donc sur l’aspect financier que la comptabilité analytique présente le plus d’avantages.

Les obligations comptables de la gestion locative : Conclusion

Maintenant que vous en savez plus sur le métier de gestionnaire locatif et sur les obligations comptables de la gestion locative, à vous de jouer.

Si vous cherchez à déléguer une partie ou l’intégralité de votre comptabilité, découvrez les services du Cabinet des Indépendants en cliquant sur le lien ci-dessous.

Envie de propulser votre activité ?

Cliquez sur le bouton ▶︎▶︎

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *