comment sont gérés les frais de transport en comptabilité

Les Frais de Transport en Comptabilité [Tout Comprendre]

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur pinterest
Partager sur whatsapp

Vous vendez des produits qui doivent être envoyés ? Découvrez ici comment sont gérés les frais de transport en comptabilité et ne faites plus d’erreurs.

Les frais de transport en comptabilité : une relation tripartite.

Le moment de la vente d’un bien fait obligatoirement intervenir le principe de sa délivrance. Lorsque la vente n’est pas « physique », ou lorsque le bien concerné par la transaction est encombrant, l’étape suivante consiste à organiser la livraison de la chose vendue. Le processus qui fait naître l’obligation de fournir, selon un calendrier déterminé, une marchandise conforme à sa description concerne en général trois protagonistes.

Nous nommerons l’acheteur, celui qui acquiert la marchandise qui doit lui être livrée. Le fournisseur sera celui qui doit rendre disponible la marchandise qu’il a vendue. Nous nommerons le prestataire, celui qui doit assumer la livraison de la marchandise objet de la transaction.

Des obligations contractuelles vont donc se créer à partir de la signature du bon de commande. Le prestataire sera responsable de la marchandise à livrer et devra respecter son engagement vis-à-vis du fournisseur, et l’acheteur sera le premier concerné par l’exécution de la prestation. C’est l’acheteur qui s’adressera au fournisseur si la chose vendue est non livrée ou défectueuse, et c’est le fournisseur qui pourra ensuite se retourner contre le prestataire s’il le juge responsable d’un litige qui parasite sa relation avec l’acheteur.

Les trois parties concernées par la transaction qui a conduit une marchandise vendue à devenir une marchandise à livrer sont donc interdépendantes légalement et de manière comptable les unes par rapport aux autres. Il est à noter que si certains fournisseurs peuvent détenir au sein de leur entité juridique, ou par le biais d’une filiale, une activité de livraison, les obligations contractuelles qui naissent au moment de la conclusion d’une transaction, si elles sont plus simples à déterminer, surtout en cas de litiges, restent les mêmes.

Envie de propulser votre activité ?

Cliquez sur le bouton ▶︎▶︎


Le montant des frais est intégré dans le prix de cession

Les frais de transport en comptabilité peuvent être inclus dans le prix de cession. Dans ce cas, la livraison est dite « franco de port » c’est-à-dire qu’il ne sera jamais demandé ultérieurement à l’acheteur de payer des frais de livraison, ou de participer au frais inhérent à la délivrance de la chose vendue même si celle-ci doit être livrée à nouveau à la suite d’un vol ou d’un accident. La marchandise, contrairement à ce que certains acheteurs pensent, n’est donc pas livrée gratuitement ; le coût de la livraison est simplement intégré dans le prix de revient du produit vendu.

Il est à noter que, et même si la loi interdit de proposer un tarif « à la tête du client », c’est-à-dire de procéder à l’ajustement d’un prix sans raison valable mais en fonction de la qualité de son interlocuteur, les prix de cession des marchandises livrées « franco de port » peuvent varier en fonction du lieu (pays et ville) de livraison. Le fournisseur qui opte pour la livraison de sa marchandise en « franco de port » se doit d’intégrer les frais de livraison, ceux qu’il assume au moment de la délivrance de la chose vendue, dans le calcul de son prix de revient ; nous verrons plus loin pourquoi il est impératif de ne pas négliger ce détail.

La facture que le fournisseur adresse à l’acheteur inclut donc le coût de transport dans le montant total à payer. Une mention indicative peut préciser le coût réel de la livraison mais ce n’est pas une obligation. Si certains acheteurs souhaitent connaître ce coût cette demande, par convention, cela vient en contradiction avec la proposition initiale d’une marchandise à livrer « franco de port ».

La facture émise par le fournisseur est à affecter au compte 707 (vente de marchandises) ; et pour l’acheteur au compte 607 (achats de marchandises). Mais parce qu’il est intéressant de pouvoir suivre précisément l’impact du coût du transport sur son activité, il est également possible, à la condition que la facture globale qui concerne l’achat et l’envoi de la marchandise précise en annexe le montant des frais de livraison, de répartir les montants selon leur nature. L’acheteur affecte ainsi au compte 607 le montant de la facture déduit du coût de transport, et affecte ensuite au compte 624100 (transport sur achats) le coût réel de livraison.

Les frais de transport en comptabilité : lorsque leur montant est assumé par l’acheteur

Le fournisseur qui ne souhaite pas assumer les frais de transport de sa marchandise peut proposer des « tarifs départ ». Dans ce cas, c’est l’acheteur qui doit organiser et payer le coût du transport mais il existe des nuances que nous allons détailler.

Il est à noter en préambule que certains fournisseurs, pour obtenir des marchés ou convaincre des acheteurs récalcitrants, proposent des « tarifs départ » et se chargent ensuite de la livraison à « titre personnel ». Cette pratique est illégale car elle est assimilée à du travail non déclaré. Dans les circuits commerciaux courts, il s’avère que cette pratique se généralise car elle permet de proposer des remises déguisées.

Dans un cadre légal, si les frais de transport en comptabilité sont assumés par l’acheteur, le fournisseur doit malgré tout organiser la délivrance de la chose vendue. C’est lui qui accueillera le prestataire, ou l’acheteur, lors de l’enlèvement de la marchandise et c’est donc lui qui devra l’emballer même si la marchandise voyage au risque de l’acheteur. Il est utile de signaler que le prestataire en charge de la livraison peut refuser l’enlèvement d’une marchandise qu’il juge incapable de voyager dans de bonnes conditions. Si le fournisseur persiste à ne pas « préparer » convenablement la marchandise vendue l’acheteur peut demander l’annulation de la vente car une transaction est considérée incomplète tant que la chose vendue n’a pas été libérée par celui qui la détient.

Les factures de transport, à la condition qu’elles puissent être rattachées à l’achat d’une marchandise, sont à affecter au compte 6241 (transports sur achats) qu’elles soient émises par le prestataire, ou par le fournisseur. Nous précisons ce point de détail car il peut arriver que les frais de transport soient payés, à l’avance, par le fournisseur, notamment lorsque celui a noué des contacts privilégiés car réguliers avec un prestataire. Il y a donc une première facturation, du prestataire au fournisseur, puis une seconde du fournisseur à l’acheteur, théoriquement du même montant (nous vous renvoyons au chapitre : « Les frais de transport en comptabilité : un moyen d’améliorer ses profits » pour plus de détails).

En fonction de la nature de la marchandise livrée (produit de luxe ou fragile par exemple) il est également judicieux, si le coût de l’assurance liée au transport est connu, d’affecter ce montant au compte 616 car il constitue une charge à identifier.

Les frais de transport en comptabilité : lorsque leur montant est assumé par le fournisseur

Le fournisseur qui accepte d’assumer les frais de transport de sa marchandise propose des « tarifs rendu » ou « livré ». Dans ce cas, c’est le fournisseur qui organise l’enlèvement de la chose vendue et qui paye le coût du transport. Le « tarif franco » est parfois plus avantageux pour certain acheteurs que le « tarif rendu » notamment lorsque ces derniers sont situés à proximité du point de stockage de la marchandise. Un « tarif franco » est un tarif calculé en pondérant les coûts de transport qui restent très fluctuants en fonction des distances à parcourir, alors qu’un « tarif rendu » est toujours calculé au plus juste. Un fournisseur qui veut privilégier une clientèle de proximité favorisera cette seconde option.

Si en raison du manque d’expérience de l’acheteur le fournisseur accepte d’avancer les frais de transport, alors que ce n’était pas prévu au début de la transaction, il est conseillé de prendre le temps de bien répartir les responsabilités de chacune des parties (se reporter à la partie : « litige, à qui la faute ? »). Au moment de la réalisation complète de la livraison, le fournisseur facturera à l’acheteur le montant convenu. Il émettra alors deux factures : une facture de vente de marchandise et une facture de transport sur vente (poste 6242).

Le fournisseur peut accepter de payer les frais du transport de la marchandise car cela a été convenu lors de la négociation commerciale et qu’il est de son intérêt d’assumer ce poste de frais pour céder un bien périssable par exemple. Il intégrera dans sa comptabilité ces frais comme une charge liée à son activé. Il peut s’avérer risqué de pratiquer cette méthode si le prix de cession de la marchandise ne couvre pas le coût lié à son transport. Lors d’un contrôle fiscal, il pourrait être reproché au fournisseur d’avoir masqué une « vente à perte » en n’incluant pas le coût du transport dans le prix de revient de son produit.

Qui est le propriétaire de la marchandise ?

En cas de litige, il est important de pouvoir déterminer qui est le propriétaire d’une marchandise à livrer, en cours de livraison, ou livrée. Selon l’article 1608 du Code civil les frais de délivrance de la marchandise vendue sont à la charge du vendeur sauf accord entre les deux parties (se référer aux deux chapitres précédents).

Si le fournisseur d’une marchandise vendue s’est engagé contractuellement à livrer une marchandise payée, il n’est plus propriétaire de la marchandise mais responsable de sa délivrance. En cas de litige, concernant l’état du bien livré, l’acheteur pourra refuser la livraison, demander la fourniture d’un autre bien de qualité identique sans frais supplémentaire, ou accepter la livraison et négocier un dédommagement. Dans le cas d’une livraison d’une marchandise défectueuse, les deux parties peuvent aussi convenir d’annuler la vente. L’avoir émis par le fournisseur, et correspondant à un retour de marchandise ou à une livraison refusée, doit être enregistré au crédit du compte d’achat.

Si c’est l’acheteur qui doit assumer contractuellement la livraison de la chose vendue, il convient de déterminer les conditions de stockage de la marchandise dans l’attente de son enlèvement. Il est donc recommandé de déterminer qui assumera les risques avant la délivrance de la chose vendue et d’anticiper les conséquences d’une vente impossible à réaliser.

Lorsque les parties concernées ne prévoient aucune clause particulière dans le cadre de la cession de la marchandise commandée, le transfert de propriété et le transfert des risques ont lieu au moment de l’échange des consentements car en cas de détérioration du bien vendu le fournisseur pourra opposer la dépossession du bien vendu. Si les deux parties sont de bonne foi, et que le problème est la conséquence d’une faute du prestataire qui devait procéder à l’enlèvement de la marchandise commandée, c’est la partie qui assume les frais de livraison qui doit faire son affaire de la résolution d’un litige liée au transport de la marchandise (détérioration ou vol).

Dans le cas d’une commande de marchandise « franco de port » le fournisseur pourra répercuter à l’acheteur les avoirs et les remboursements émis par le prestataire de service ou par son assurance. Si l’acheteur souhaite accepter la livraison d’une marchandise livrée, mais non conforme au bon de commande, il peut obtenir un geste commercial à affecter aux compte 609 (rabais, remises sur achats) ; dans ce cas, il est nécessaire de prévoir les conditions de l’acceptation au niveau des garanties liées au produit livré. 

Les frais de transport en comptabilité : un moyen d’améliorer ses profits

Si l’on se place du point de vue du fournisseur il semble plus intéressant d’assumer les frais de transport, et donc leurs conséquences, que de proposer des « tarifs départ ». En effet, maîtriser le poste du transport des marchandises que l’on propose à la vente permet d’anticiper les contraintes liées à leur spécificité, notamment en établissant un cahier des charges et des protocoles de livraisons qui anticiperont les litiges éventuels avec un acheteur.

En nouant des liens privilégiés avec un prestataire, en le faisant intervenir régulièrement, un fournisseur peut également négocier un plan tarifaire spécifique qui lui permettra de maximiser la marge brute de chaque marchandise vendue et livrée. Cette marge bénéficiaire se répercutera sur le bilan comptable du fournisseur à la condition de ne pas modifier les conditions des frais de livraison dans le cadre d’un tarif « franco de port » mais il existe une alternative basée sur un commissionnement du volume d’affaires générées par la vente des marchandises du fournisseur.

Ce procédé tout à fait légal est dit « gagnant-gagnant » puisque le fournisseur a tout intérêt à privilégier un prestataire unique, et que celui-ci peut à son tour maximiser ses profits par la connaissance accru qu’il a de l’activité. En comptabilité, le fournisseur adresse chaque année ou deux fois par an une facture de commission sur ventes (celles que fera le prestataire auprès des clients du fournisseur) qui représente un pourcentage déterminé (moins de 10%) du volume des factures émises par le prestataire dans le cadre du transport des marchandises du fournisseur.

Conclusion

Vous savez maintenant comment sont gérés les frais de transport en comptabilité et comment ils peuvent vous aider à augmenter vos profits.

Si cet article vous a été utile, n’hésitez pas à laisser un commentaire.

Pour être accompagné correctement afin de booster votre activité, cliquez sur le lien ci-dessous afin de découvrir le Cabinet des Indépendants.

Envie de propulser votre activité ?

Cliquez sur le bouton ▶︎▶︎

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *