externalisation de la facturation

Externalisation de la Facturation [Les Avantages]

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Dans le cadre de la gestion comptable d’une entreprise, la facturation est un point très important. Toutefois, il peut s’agir d’une tâche relativement prenante. Afin de vous défaire de cette obligation et de vous assurer de son bon déroulement, vous pouvez opter pour l’externalisation de la facturation de votre entreprise.

Mais en avez-vous déjà entendu parler ? Connaissez-vous son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients ? Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce que vous devez savoir pour externaliser votre facturation dans les meilleures conditions.

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Externalisation de la facturation : Définition

Commençons par la signification de l’externalisation seule, qui consiste à engager un prestataire externe ou une organisation extérieure à votre entreprise afin de lui léguer une tâche. C’est grâce à ce type de prestation externe que les entreprises parviennent à réduire le coût de leurs dépenses, optimiser leurs résultats et à diminuer la charge de travail.

En d’autres termes, l’externalisation de la facturation a pour but de déléguer l’intégralité ou une simple partie d’une tâche de facturation et comptable à un prestataire extérieur à votre entreprise. Lorsque les entreprises se tournent vers l’externalisation pour leur comptabilité, il s’agit le plus souvent d’une raison stratégique afin de gagner du temps et optimiser les compétences internes.

Pour tout besoin d’externalisation de facturation, vous pouvez vous tourner vers un cabinet spécialisé en comptabilité ou vers un expert-comptable indépendant.

Il est rare de voir une entreprise n’externaliser que la partie facturation. En effet, si vous souhaitez déléguer cette tâche à un prestataire externe, il vous sera davantage judicieux de choisir de lui laisser la gestion de l’intégralité de votre comptabilité. Ainsi, votre prestataire pourra être en charge de :

  • la facturation
  • la saisie des données
  • l’assemblage et le contrôle des pièces justificatives
  • l’écriture
  • l’établissement des bilans comptable
  • la déclaration fiscale
  • la gestion de paie

Avant de vous engager dans la délégation de votre facturation, assurez-vous que le prestataire que vous contacterez vous propose des services en adéquation avec vos besoins.

Bon à savoir : aussi appelée sous-traitance, le terme d’externalisation est issu de l’expression anglaise « outsourcing » dont « out » signifie « extérieur » et « sourcing » signifie « source ».

Externalisation de la facturation : Pourquoi est-ce intéressant ?

Gérer la facturation au sein d’une entreprise relève souvent d’un travail particulièrement complexe et chronophage. Tout comme n’importe quelle autre tâche administrative, la gestion comptable répond à certaines règles qu’il faudra respecter si vous souhaitez éviter les ennuis.

Au-delà de ça, il est essentiel pour une entreprise de savoir gérer cette facturation. Car cette partie ne comporte pas seulement l’établissement de factures, mais également l’envoie de relances ainsi que les suivis. Cependant, tous les dirigeants ne savent pas comment s’y prendre et dans ce cas, il sera plus intelligent de confier ce travail à un professionnel.

C’est là que l’externalisation de la facturation prend tout son sens pour vous en vous offrant une solution fiable et efficace dans le traitement de votre comptabilité.

Lorsqu’une entreprise décide de gérer elle-même sa facturation, exempté les cas où le DAF a des connaissances accrues en la matière, celle-ci s’engage dans un risque certain d’erreur et/ou de non-respect des réglementations. Ceci est à ne pas négliger si vous voulez éviter les préjudices.

Alors qu’il y a quelques années, la délégation de la facturation n’était bénéfique que pour les grandes entreprises, elle s’ouvre désormais aux PME et TPE qui, par ailleurs, y ont davantage recours. En effet, le nombre d’indépendants ne cesse de grimper et ces derniers, préférant se consacrer à leur cœur de métier, manquent en général de temps et de moyens financiers.

Choisir l’externalisation de la facturation vous permet aussi de faire des économies sur le plan de l’embauche. Effectivement, pour les TPE et PME, recruter un expert-comptable interne peut représenter un coût conséquent et déterminant pour l’avenir de l’entreprise. Pour vous éviter des dépenses trop importantes, nous vous conseillons de faire appel à un expert-comptable indépendant ou à un cabinet comptable spécialisé (comme le nôtre !).

Les avantages majeurs d’un comptable indépendant ou encore d’un cabinet demeurent sur les plans du besoin et de la finance. Ces prestataires externes ont un coût beaucoup moins important et leur contrat peuvent être conclus de façon ponctuelle ou partielle.

Dans quelles situations faut-il choisir l’externalisation de la facturation ?

Dans la plupart des cas, vous choisirez d’externaliser votre facturation d’entreprise pour vous alléger sur le plan administratif. En effet, entre établissements de factures, relances et recouvrements des impayés, les entreprises se retrouvent dépassées par la montagne de travail de gestion que cela demande.

Comme le dit l’expression, « à chacun son métier ». Alors de manière générale, même lorsqu’un dirigeant ne manque pas de temps, il lui est préférable de se tourner vers l’externalisation de la facture. De cette façon, le professionnel en comptabilité, qu’il soit indépendant ou issu d’un cabinet comptable, réalisera :

  • la préparation des factures et des relances
  • l’envoie des factures et des relances
  • le suivi des factures et des relances
  • le contrôle des factures et des relances

Externaliser ses factures, comment ça marche ?

Vous pouvez avoir recours à cette méthode pour de nombreuses spécialités de votre entreprise, exemptées celles que vous opérez. Ainsi, si votre entreprise est une structure de ressources humaines, vous ne pouvez pas engager un prestataire externe dans le but de fournir le même travail.

Il en va de même pour la facturation. Si votre entreprise propose d’ores et déjà les services de gestion comptable, vous n’êtes pas dans le droit d’engager une tiers personne pour la même prestation.

Afin de faire part de votre souhait d’externaliser votre facturation, vous devrez établir une lettre contractuelle de mission, à destination du cabinet comptable ou de l’expert-comptable indépendant, sur laquelle vous devrez stipuler :

  • la nature de la mission confiée
  • les tâches confiées
  • le montant de la, ou des, prestations
  • les modalités de résiliation du contrat
  • les conditions de règlement
  • les modalités et préjudices encourues en cas de non-paiement

Nous vous conseillons d’éviter toute perte de contrôle sur vos factures. Pour cela, il vous sera préférable d’instaurer un système de suivi de facturation afin de rester au courant de la bonne réalisation des tâches confiées et inscrites dans le contrat.

Quelles parties de comptabilité est-il possible d’externaliser ?

Parmi les nombreuses tâches administratives de votre entreprise et au-delà de l’externalisation de la facturation, vous pouvez choisir de déléguer plus de missions. Que vous décidiez d’externaliser la totalité de vos tâches comptables ou uniquement une partie, voici les prestations le plus souvent externalisées par les entreprises :

  • la gestion de paie
  • la gestion de la fiscalité
  • la saisie comptable
  • les travaux d’inventaire
  • la facturation et le suivi
  • la gestion des immobilisations
  • la liasse fiscale
  • les comptes annuels
  • le lettrage des comptes

Attention, bien que beaucoup de tâches comptables puissent être externalisées, il en est de certaines qui vous sera préférable de garder en interne. En effet, pour plus de sécurité, veillez ainsi à conserver les tâches stratégiques relevant des données de confidentialité.

Quels sont les avantages de l’externalisation de votre facturation ?

Opter pour l’externalisation de la facturation pour votre entreprise, c’est avant tout bénéficier d’avantages divers et conséquents pour vous et votre structure. Parmi ceux-ci, vois les 3 avantages majeurs :

Vous faîtes des économies

Il s’agit de la principale raison pour laquelle vous devriez vous tourner vers l’externalisation. En effet, vous réduirez considérablement les coûts contractuels liés aux salaires, transports de votre employé, à l’éventuelle prise en charge de ses repas ainsi qu’aux cotisations de sécurité sociale.

En signant un accord contractuel avec un prestataire extérieur, vous gagnerez de l’argent, puisque ce dernier ne fera pas partie de l’entreprise à proprement parlé.

Vous améliorez votre productivité

De manière générale, déléguer la facturation de votre entreprise vous permettra de vous consacrer davantage à votre corps de métier tout en vous assurant de l’expérience du prestataire comptable. Effectivement, ce dernier justifie d’une formation dans un ou plusieurs domaines spécifiques, ce qui lui permet de répondre à vos demandes de manière efficace et ciblée.

Vous renforcez votre rentabilité

En ayant recours à un prestataire externe pour l’externalisation de la facturation, vous augmenterez la rentabilité de votre entreprise. Ceci sera, bien entendu, à évaluer sur le long terme, mais vous verrez une nette différence. Ce qui le permet ? Les performances du processus de travail, qui, grâce à une amélioration de la production de travail, offre une optimisation du temps et donc, d’argent.

En plus de ces trois principaux avantages de l’externalisation de la facture, vous pourrez également :

  • gagner du temps
  • accroître des connaissances en matière de gestion de facturation et comptabilité
  • participer au suivi des factures
  • voir évoluer l’entreprise
  • éviter les erreurs
  • choisir le type de mission comptable
  • éviter les absences et la perte d’argent liés à la maladie d’un employé

Vous pouvez, pour plus de praticité, travailler avec un service de comptabilité en ligne, proposant les mêmes services qu’un cabinet ou qu’un expert-comptable indépendant. Cependant, restez prudent et renseignez-vous sur la fiabilité de la plateforme.

Y-a t’il des inconvénients à l’externalisation de la facturation ?

Aucun service n’est parfait, pas même l’externalisation de la facturation. C’est pourquoi nous souhaitons vous informer des inconvénients pour votre entreprise. Il ne s’agit que d’inconvénients mineurs, que vous pourrez facilement anticiper grâce à ce que nous allons vous conseiller.

Vous devez sacrifier un employé

Dans le cas où votre entreprise comportait un service comptabilité mais que vous décidez de vous tourner vers la délégation, vous serez certainement amené à réduire vos effectifs comptables internes. Par contre, si une rupture de contrat a lieu entre vous et le prestataire externe, assurez-vous d’avoir une personne formée ou ayant suffisamment de compétences en comptabilité, en interne.

Le comptable externe peut se retrouver découragé

Si la charge de travail demandée est trop importante, ou si le salaire n’est pas suffisant, l’employé externalisé peut vite se retrouver découragé. Par conséquent, cela aura un certain impact sur la productivité de l’entreprise. Pour éviter la démotivation, veillez à ce que ce dernier fasse partie intégrante de votre entreprise en l’intégrant au mieux.

Bien que le prestataire externe soit extérieur, n’hésitez pas à mettre en place des moments de rencontres physiques avec lui et vos employés. Cela le valorisera et se sentira comme membre intégral de l’équipe.

Vous exposez votre sécurité à certains risques

Dès lors que vous décidez de déléguer une partie de votre comptabilité à un tiers, la sécurité de vos données confidentielles est mise en jeu. Pour éviter cela, tâchez de garder certaines informations pour vous et choisissez votre prestataire avec prudence. Chaque tâche réalisée par le tiers engage les revenus et les résultats de votre entreprise.

Vous perdez une partie du contrôle de la production

Alors que vous n’aurez pas de lien physique avec le suivi des tâches confiées au prestataire externe, nous vous conseillons de passer sous contrôle la production liée à l’externalisation de la facturation. Ainsi, n’hésitez pas à consulter les activités de votre comptable, évaluer les éventuelles améliorations pouvant être mises en œuvre, remettez en question ou approuvez le processus d’externalisation du tiers, etc.

Bon à savoir : vous pouvez également être exposé à des coûts supplémentaires pour certains services et devenir dépendant au service de prestataires externes.

Conclusion

Vous avez désormais toutes les clés en main pour l’externalisation de la facturation de votre entreprise. À vous de vous lancer !

SI vous cherchez le bon prestataire pour vous assurer un service qualité, cliquez sur le lien ci-dessous afin de découvrir les accompagnements du Cabinet des Indépendants.

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