Comment être référencé datadock ? Suivez le guide

Comment Être Référencé DataDock ?

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DataDock est une base de données qui réunit des structures qui fournissent des formations professionnelles. Ces dernières doivent à cet effet, être en règle vis-à-vis de la loi. DataDock est une création commune de 20 OPCA et OPACIF. Leur objectif est de rendre facile, le référencement d’organismes de formation. C’est aussi un moyen de contrôler facilement les centres qui relèvent de ce répertoire. Il existe de nombreux avantages à se faire référencer sur DataDock. Découvrons dans cet article comment être référencé DataDock.

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Avantage à se faire référencer Datadock

L’avantage principal à se faire référencer Datadock est simple. Un centre de formation référencé dans Datadock donne à ses clients (particuliers et entreprises) le droit de se voir financer cette formation.

Cette base de données est un instrument créé au moyen d’un décret en 2017. Elle est accessible aux financeurs, dont l’OPCO. Ainsi, tout organisme présent dans le Datadock a de fortes chances de figurer dans le catalogue de référence d’organisme financeur.

Cependant, l’accès aux financements publics n’est pas le seul avantage du référencement Datadock. C’est aussi une démarche de qualité qui lève tout soupçon (sous réserve d’une alerte institutionnelle) quant à la qualité de la formation dispensée par un organisme.

Qui est éligible au référencement sur Datadock ?

Avant de se demander comment être référencé DataDock, il convient de savoir qui sont ceux qui en ont le droit.

Pour figurer dans cette base de données, il faut avant tout être un centre de formation. Ensuite, l’organisme de formation doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité. Outre ces deux critères, il faut obligatoirement en remplir d’autres. C’est à ces conditions que l’organisme de formation est éligible au financement octroyé par les OPCA/OPACIF.

Comment être référencé DataDock : les critères de validation

Il existe un décret portant qualité des actions de la formation professionnelle continue. Ce décret 2015-790 du 30 juin 2015 impose aux organismes de formation professionnelle, 6 critères.

  1. L’organisme doit identifier précisément les objectifs de la formation et comment elle est adaptée à sa cible ;
  2. Les dispositifs d’accueil doivent être adaptés aux stagiaires. Il doit en être de même pour les mécanismes de suivi et d’évaluation ;
  3. Les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement doivent être conformes à la formation donnée ;
  4. Les personnes ayant en charge de donner les formations doivent être des professionnels qualifiés. Elles doivent se faire également former continuellement.
  5. L’organisme doit préciser les conditions qui donnent droit au public de prétendre à la formation en question. Les délais pour accéder à la formation ainsi que les résultats obtenus doivent être clairement définis ;
  6. L’organisme doit tenir compte des avis de ses stagiaires par rapport à la formation qu’il donne.

Afin d’évaluer l’organisme de formation par rapport à ces 6 critères, les instituions de financement ont mis en place 21 indicateurs.

Comment faire la déclaration d’un organisme de formation sur Datadock ?

Si vous êtes responsable d’un organisme de formation et désirez savoir comment être référencé DataDock, sachez avant tout que tout se passe en ligne sur le site www.data-dock.fr.

Une fois rendu sur ce site, créez un compte. Il vous faudra :

  • Votre numéro de déclaration d’activité ;
  • Votre numéro Siren.

Ensuite, vous devez répondre à toutes les questions en rapport avec les 21 indicateurs définis par les financeurs. Vous serez également amené à apporter les éléments de preuve indispensables.

La validation de la déclaration est fonction de la conformité des informations et éléments de preuves soumis.

Dès lors que la déclaration est validée, votre organisme de formation professionnelle est considéré comme ayant satisfait aux différents critères légaux de qualité. Il est donc « référençable ». Cela signifie que toute institution de financement peut référencer votre organisme de formation dans son catalogue. Ce dernier est rendu disponible aux entreprises et employés.

Si le Cnefop reconnait l’attestation de certification Qualité de votre centre de formation, alors la procédure de référencement dudit centre est simplifiée. En effet, vous n’aurez pas à donner des éléments de preuve. Néanmoins, il vous sera exigé de prouver votre labellisation.

Précisons toutefois que DataDock n’est qu’un instrument d’aide au référencement. Par voie de conséquence, il ne vient pas en remplacement aux procédures internes propres aux institutions de financement.

Les règles à suivre lors de la soumission des preuves

Comme précédemment dit, il y a des éléments de preuves à fournir afin de faire valider votre déclaration. Ces documents doivent respecter 5 règles fondamentales.

  1. Les documents doivent être au format PDF pour une taille inférieure ou égale à 2 Mo ;
  2. L’accès à ces documents depuis l’extérieur de l’organisme de formation doit être entièrement possible. Par conséquent, il ne faut pas y insérer des pages Web disponibles sur votre intranet, car il n’est pas possible d’y accéder depuis l’extérieur.
  3. Pour ce qui est des liens relatifs aux éléments de preuve, ils doivent exactement conduire à la page où la description est faite. Ne pas surtout fournir l’adresse principale du site hébergeant l’élément de preuve.
  4. Si les éléments de preuve sont disponibles sur des pages Web, ils doivent être téléchargés, convertis ensuite s’il le faut en PDF avant d’être versés au DataDock.
  5. Mettre à niveau la déclaration faite sur Datadock chaque fois qu’un changement intervient sur le site hébergeant les pages d’éléments de preuve.

Différence entre certification et Datadock

La certification est délivrée à la suite d’un audit fait sur site. En d’autres termes, pour être certifié, un organisme de formation doit passer par des entretiens et subir un audit. Cela permet de produire les preuves de sa conformité.

Quant au référencement Datadock, elle n’est qu’une réponse aux exigences réglementaires. À cet effet, le centre de formation n’a qu’à produire et fournir des éléments de preuve (documents) de cette conformité. L’organisme de formation ou le formateur indépendant ne passe pas par des entretiens et ne subit pas non plus un audit sur site.

Le référencement Datadock est définitif à la différence de la certification qui est renouvelable tous les 2 ou 3 ans dépendamment du type de certification.

Les insuffisances du Datadock

Précédemment au décret du 30 juin 2015, chaque OPCA interprétait à sa manière la notion de qualité. Ce décret a été une occasion de créer une base de données pour les professionnels du secteur de la formation qui désirent depuis longtemps se faire labéliser. Le Datadock se place dans une démarche qualité.

Il y a cependant des insuffisances dans cette démarche. En effet, les enjeux de cette démarche ne devraient pas être l’accès au financement public. Ces enjeux devraient plutôt être stratégiques.

Une démarche qualité ne devrait pas être imposée au moyen d’un décret et motivée par l’accès au financement public. Elle devrait être dans la stratégie de toute entreprise qui a une vision de long terme.

La raison d’être du Datadock, ce n’est pas la régulation du marché de la formation professionnelle. Il s’agit plutôt de créer une base commune afin de déterminer objectivement la qualité de la formation dans le respect des dispositions du décret qualité.

Par ailleurs, le Datadock est un instrument créé par les OPCA. Si une entreprise désire autofinancer des formations, elle n’est pas concernée par cet instrument. Dès lors, en tant qu’organisme de formation, si vos clients sont en majorité ou exclusivement des privés qui ne recourent pas aux financements des OPCA/OPACIF, alors il ne vous servira pas à grande chose d’être référencé Datadock.

La dernière insuffisance du Datadock est qu’à tout moment le centre de formation peut ne plus être référençable. Ce n’est pas pour autant que cette entreprise de formation sera retirée du catalogue de référencement. En fin de compte, seul le financeur de la formation est habilité à introduire ou retirer un organisme de formation dans son catalogue.

Comment être référencé Datadock : les difficultés rencontrées par les formateurs indépendants

La procédure de référencement sur Datadock peut devenir pour beaucoup, un parcours de combattant.

Les critères et indicateurs

Commençons par les critères. Chacun des 6 critères comporte 4 ou 5 indicateurs. Remplir tous ces indicateurs devient un exercice parfois plus chronophage qu’un bilan financier.

L’autre difficulté qui ne concerne pas particulièrement les formateurs indépendants, c’est la forte possibilité de voir sa demande rejetée.

En effet, de façon officielle, certains centres de formation ne sont pas tenus de satisfaire tous les 21 indicateurs. Dès lors, ils ont le droit de mentionner dans la base de données « pas concernés par cet indicateur ». Le piège est qu’en faisant cela sur plusieurs indicateurs, vous augmentez les chances de votre demande d’être rejetée.

Par ailleurs, il y a comme un flou quant aux critères. En effet, les éléments de preuve exigés ne sont pas précisément nommés dans la liste pour savoir précisément comment être référencé DataDock. Par conséquent, l’organisme fournit une pièce qui n’est pas celle demandée. La demande est finalement rejetée.

Les preuves

Un formateur indépendant peut passer 2 semaines afin de finaliser sa déclaration. À cela s’ajoutent les preuves qu’il faut fournir. Si pour un grand établissement de formation, cela n’est qu’une formalité, pour un formateur indépendant, cela peut devenir un cauchemar.

En effet, il faut réunir les pièces qui sont au nombre de 25. Certaines ne sont généralement pas disponibles au moment de commencer la procédure. Il faudra alors les produire. Ensuite, il faudra les scanner pour finalement les charger sur le site mutualisé de Datadock.

La procédure très rigoureuse demande aux responsables d’organisme de formation quelle qu’en soit la taille, de tout prouver.

Ceux qui ont conçu cet instrument peuvent penser que la procédure est assez simple. Mais du point de vue d’un formateur indépendant ou d’un petit organisme de formation, cela peut devenir très coûteux en temps.

Dans les rangs des formateurs indépendants et des petits organismes de formation, il y a un sentiment d’injustice. Ils pensent que c’est une procédure mise en place par les gouvernants afin de les exclure du marché de la formation ou de les obliger à travailler en tant que sous-traitants.

Référencement Datadock : se faire accompagner

Pour les TPE/PME, il ne suffit pas de savoir comment être référencé DataDock, il faut également pourvoir le faire.

Comme précédemment vu, il n’est pas facile à tous les centres de formation professionnelle d’obtenir leur référencement Datadock.

Si vous vous trouvez dans cette situation, l’unique solution qui s’offre à vous est de vous faire accompagner par des professionnels qualifiés dans cet exercice.

Comment être référencé DataDock : Conclusion

Vous savez maintenant comment être référencé DataDock. Respectez les critères exposez dans cet article pour vous assurer de réussir à entrer dans la base de données.

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