Accompagnement pour la certification organisme de formation

Accompagnement pour la Certification Organisme de Formation

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Comment fonctionne l’accompagnement pour la certification d’un organisme de formation ? Alors que le marché de la formation séduit de plus en plus de formateurs, l’État a décidé de mettre une marge entre les opportunistes ne possédant aucune connaissance en la matière, et les véritables professionnels exerçant leur activité avec passion et savoir-faire.

Parvenir à répondre aux exigences demandées par la certification Qualiopi n’est pas aisé. En effet, cette dernière demande un certain temps de préparation, se comptant sur plusieurs mois.

Seulement, la fin d’année approche, vous savez que Datadock ne sera plus conforme à compter du 31 décembre 2021 mais vous n’avez encore effectué aucune démarche. La pression vous gagne ? Vous vous sentez débordé face à la charge de travail qui vous attend ? Vous avez donc décidé de vous faire aider par un cabinet spécialisé afin de maîtriser toutes les étapes jusqu’à obtenir votre certification.

Mais, comment se faire accompagner dans l’obtention de la certification Qualiopi ?Nous vous détaillons tout ce que vous devez savoir pour mettre toutes les chances de votre côté et bénéficier d’un accompagnement pour la certification de votre organisme de formation à la hauteur de vos attentes.

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Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

À partir du 1er janvier 2022, la certification Qualiopi viendra prendre la place de Datadock. Cette certification sera rendue obligatoire pour tous les organismes de formation en raison de son importance pour les clients mais aussi, et surtout, pour les organismes formateurs.

Mais pourquoi son enjeu est-il si important ? Simplement parce que cette dernière offre aux organismes de formation l’opportunité d’obtenir des financements publics, et mutualisés, délivrés par certaines structures comme la Caisse des Dépôts, les OPCO, les régions, l’État, Pôle Emploi, l’Agefiph, etc.

Aussi, Qualiopi viendra attester de la qualité de votre processus de formation en révisant 32 indicateurs et 7 critères sur lesquels il est essentiel de se pencher. En effet, bien que certains points soient relativement simples, d’autres demanderont davantage de travail et un véritable plan d’action.

La certification Qualiopi s’adresse à tous les formateurs indépendants, peu importe la taille de leur structure, et se penche sur 4 catégories de prestataires proposant :

  • la validation des acquis de l’expérience (VAE)
  • les actions de formation
  • les bilans de compétences
  • l’apprentissage (CFA)

C’est lors de votre audit, ayant lieu dans les locaux du prestataire de formation, que la certification vous sera délivrée. Celle-ci vous sera remise par un organisme accrédité et indépendant. L’audit qualité comprend un enjeu de taille, car, vous devrez respecter les critères mis en revue ainsi que les indicateurs tout en vous appuyant sur des preuves concrètes et correspondantes à votre audit.

Si vous souhaitez réaliser un passage de qualité, vous allez devoir débuter votre plan assez tôt et le poursuivre en amont. En effet, il s’agit d’une démarche particulièrement déterminante nécessitant de nombreux mois de travail. Toutefois, vous n’êtes pas condamné à mener à bien cette étape seul et pouvez ainsi faire appel à un cabinet spécialisé en accompagnement certification Qualiopi.

Quelles sont les raisons pour lesquelles vous devriez vous faire accompagner ?

Comme énoncé ci-dessus, la certification Qualiopi se trouve être bien plus exigeante que le référencement Datadock datant de 2017. Effectivement, cette dernière était une simple base de données dont l’intérêt était de trier les prestataires de formation sur le plan qualitatif.

Dans l’atteinte de vos objectifs de formation, l’accompagnement à la certification Qualiopi représente un atout majeur. Ce n’est en effet plus une validation de 6 critères et 21 indicateurs, mais 7 critères, 32 indicateurs et un apport de preuves pour chacun des indicateurs.

Vous n’êtes pas formé aux audits de normes, ni aux audits qualité

Vous vous lancez dans la certification Qualiopi, mais vous ne possédez aucune connaissance quant aux audits qualité et audits de normes ? Voici une bonne raison de vous faire accompagner dans votre certification.

Il n’est en effet pas rare de voir certains responsables de centres de formation manquer d’expérience en matière de normes et qualités. Pourtant, il s’agit bel et bien d’un critère essentiel en ce qui concerne les activités comme l’industrie par exemple. C’est pourquoi l’État a décidé de renverser la tendance et durcir ces critères en lançant la certification Qualiopi, qui, elle, va plus loin que la simple procédure déclarative.

Vous n’avez pas assez de temps

Avec ses demandes plus complexes et plus importantes que Datadock, la certification Qualiopi présente une démarche demandant davantage de temps et de travail. Sachez que pour cette préparation, il vous sera essentiel de maîtriser les procédures qualité tout en sachant leur donner une explication, en les défendant et en les prouvant. Mais ce n’est pas tout, il sera nécessaire de :

  • bien s’organiser
  • être motivé
  • maîtriser le vocabulaire pédagogique

Vous pouvez retrouver le guide référentiel national qualité sur le site du Ministère en cliquant ici.

Cependant, vous n’avez peut-être pas autant de temps que nécessaire pour préparer cet audit qui vous attend au tournant.

Dans cette approche, nécessitant plusieurs mois de préparation, vous n’êtes donc pas obligé de rester seul. Choisir de vous faire aider par un cabinet spécialisé en accompagnement à la certification vous garantira un gain de temps certain mais aussi une meilleure productivité. Il est toujours plus intéressant de travailler à plusieurs afin de ne pas se contenter que de son propre avis.

Bon à savoir : il faut compter 3 mois minimum de préparation en conservant un rythme de travail de plusieurs heures par semaine.

En choisissant de vous faire accompagner par un spécialiste, vous bénéficierez, en plus d’un gain de temps et d’efficacité, d’un tarif adapté à votre niveau vis-à-vis de Qualiopi, de vos besoins et de l’implication du dirigeant dans la préparation. Il faut savoir que plus le dirigeant sera impliqué, moins le coût de l’accompagnement sera élevé.

Quel est le coût de l’accompagnement Qualiopi ?

Qu’importe le type d’accompagnement, celui-ci n’est pas généralisé. En effet, le coût d’un suivi dépend de vos besoins mais aussi, des services que proposent les différents cabinets et consultants. Voici les 5 services que vous pouvez exiger dans votre accompagnement pour la certification d’un organisme de formation.

Vous demandez à être formé à l’audit de certification

Si vous n’avez aucune connaissance en matière d’audit, qu’il s’agisse de l’audit de normes ou de l’audit qualité, vous pouvez demander à y être formé. Attention, tous les cabinets ne le proposent pas. En effet, il faut que celui-ci soit, en parallèle, un organisme formateur. Dans le cas où la formation entre dans les conditions de prise en charge de votre OPCO, vous pouvez bénéficier de son financement par le biais de vos fonds de formation.

Ce type de formation s’effectue sur une durée moyenne de 14 heures à hauteur de 1 600 € hors taxes.

Encore, les tarifs ne sont pas figés et se situent dans une fourchette de prix allant de 700 à 2 500 € pour une durée de formation allant de 7 minimum à 21 heures maximum.

Bon à savoir : cette formation n’a pas le rôle d’accompagnement pour la certification de votre organisme de formation. Cela vous servira à préparer votre audit.

Vous souhaitez un accompagnement individuel à la préparation de votre audit

Certains organismes proposent un accompagnement individuel afin de vous soulager l’esprit quant au traitement des 32 indicateurs, des 7 critères et des 4 catégories de prestations. La durée de cette prestation est comprise entre 5 et 21 heures pour un coût situé entre 80 et 150 € hors taxes par heure de formation. De manière générale, un ratio de 10 heures de formation vous coûtera près de 1 000 €, hors taxes.

Pour parvenir à vous faire gagner du temps, l’organisme de formation vous proposera l’utilisation d’un outil spécifiquement conçu pour la structuration de votre préparation à Qualiopi.

Il existe deux cas dans lesquels ce type de prestation de service se voit modifié :

Vous possédez déjà une certification CNEFOP : la durée de votre accompagnement pour la certification organisme de formation sera réduite, tout comme votre audit, passant d’une journée à une demi-journée.

Vous proposez plusieurs catégories de développement des compétences : la durée de votre accompagnement pour la certification organisme de formation est allongé en raison des nombres d’indicateurs plus importants.

Bon à savoir : cette prestation n’est pas éligible au financement OPCO. Elle peut être comprise dans votre accompagnement ou vous être proposé en complément. Si celui-ci vous est proposé en plus, il vous sera facturé entre 270 et 670 € hors taxes.

Vous demandez un diagnostic préalable

Vous vous demandez où est-ce que vous positionnez dans votre situation par rapport aux attentes de la certification Qualiopi ? Dans ce cas, vous souhaitez réaliser un diagnostic préalable à votre préparation. Ceci est une très bonne étape au commencement car elle vous permettra en effet de connaître les points détaillés de l’audit, leurs indications de conformités et/ou de non-conformités.

Grâce à ce rapport de diagnostic, vous saurez sur quels points travailler en matière de mise en conformité. Ceci peut-être particulièrement judicieux si vous décidez de réaliser votre préparation Qualiopi sans accompagnement.

Le diagnostic préalable a un coût allant de 600 à 1 200 € par jour, hors taxes.

Vous voulez vous entraîner à l’audit

Vous manquez de confiance pour le passage de votre audit ? C’est sans doute le moment de penser à vous entraîner afin de ne pas paraître dépourvu le jour j. C’est ce que l’on appelle l’audit à blanc. Ce type de prestation vous sera proposé par la plupart des organismes d’accompagnement pour la certification d’un organisme de formation et vous donne l’opportunité de vous entraîner en conditions réelles.

Le tarif et la durée de cet entraînement sont variables en fonction de vos besoins. Tout dépendra du nombre de de sites à auditer, de votre catégorie d’actions, de la taille de votre entreprise, etc. Ainsi, il faudra compter une prestation aux alentours des 600 à 1 200 € journaliers, hors taxes.

Vous souhaitez la présence de votre consultant

Si le certificateur est d’accord, votre consultant a le droit d’être présent le jour de votre passage d’audit. Cependant, il n’est pas en droit d’intervenir au sein de votre prise de parole et de vos échanges avec votre interlocuteur, comme la réponse aux questions par exemple.

Il peut, en revanche, intervenir s’il souhaite contester une ou deux conclusions.

La présence de votre consultant le jour de l’audit vous coûtera entre 500 et 1 000 € la journée, prix du service hors taxes.

Exemple d’accompagnement à la certification Qualiopi

Pour obtenir un accompagnement pour la certification d’un organisme de formation individualisé à la préparation de votre audit, la démarche se déroule, en général, en trois ou quatre étapes, voire plus. Cela dépendra de chaque cabinet d’accompagnement.

Toutefois, il est de certains points non négligeables à la bonne préparation. Alors, suite à votre prise de contact et/ou de rendez-vous avec un cabinet d’accompagnement pour la certification organisme de formation spécialisé Qualiopi, voici ce qui vous sera, la plupart du temps, proposé :

  • explication de la méthode en vous proposant le tarif le plus adapté à votre situation
  • planification des modalités d‘intervention et des différentes étapes
  • réception du rapport d’audit à blanc, du calendrier ainsi que du plan d’action
  • intervention du certificateur avant l’audit afin d’en confirmer la conformité

Durant toute la durée de votre accompagnement pour la certification organisme de formation, vous bénéficierez de plusieurs avantages vous permettant de mettre en place votre plan d’action en ayant une longueur d’avance sur les autres et sans être sous pression.

Dans la plupart des méthodes d’accompagnement pour la certification organisme de formation, vous aurez l’opportunité d’obtenir une vision globale concernant votre taux de conformité en adéquation avec les critères demandés par la certification Qualiopi afin que vous ayez idée juste et claire de votre position.

Vous aurez également tous les détails des critères de non-conformités par le biais de constatations. L’accompagnement vous guidera aussi à la préparation et l’optimisation de votre équipe pour le jour de votre audit et enfin, vous obtiendrez un plan d’action totalement hiérarchisé et détaillé des séquences de l’accompagnement.

Aussi, certains organismes vous proposeront de vous former sur la posture à adopter durant votre échange avec votre interlocuteur. Cela concerne le responsable de l’audit, vos collègues et vous-même.

Conclusion

Vous avez désormais toutes les clés pour savoir comment se faire accompagner dans le but d’obtenir la certification Qualiopi. Attention, encore une fois, si vous n’avez pas encore démarré vos démarches audit, le temps vous est compté car au 1er janvier 2022, Datadock ne sera plus valable.

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